Onboarding: de sleutel tot behoud van nieuw talent

In tijden van personeelstekort is het vinden van nieuwe medewerkers al een uitdaging op zich. Maar wat als die zorgvuldig geselecteerde medewerker na een paar maanden alweer vertrekt? Onderzoek wijst uit dat 23 procent van alle nieuwe medewerkers de organisatie binnen een jaar verlaat. De oorzaak ligt vaak niet bij de werving, maar bij wat er daarna gebeurt: de onboarding.

Onboarding gaat verder dan een rondleiding door het kantoor en een uitleg van de koffieautomaat. Het is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden geïntegreerd in de organisatie, vertrouwd raken met de cultuur en een betekenisvolle plek vinden binnen het team. Een goed onboardingproces zorgt ervoor dat medewerkers sneller operationeel zijn, zich thuis voelen en langer blijven. Toch investeren veel organisaties nog te weinig in deze cruciale fase.

Waarom onboarding zo vaak misgaat

Veel organisaties steken enorm veel energie in het vinden van goede mensen, maar zodra ze binnen zijn, houdt die interesse op. Nieuwe medewerkers krijgen een kopje koffie, worden voorgesteld aan aanwezige collega's en daarna naar hun werkplek begeleid. Vervolgens worden ze aan hun lot overgelaten. Managers overschatten vaak het niveau van onboarding binnen hun organisatie: zij zijn veel positiever dan nieuwe medewerkers zelf.

Het probleem ligt vooral in de wederzijdse verwachtingen die vaak tegenvallen. Als je een nieuwe marketingmanager aanneemt en deze plots een agressieve campagne moet voeren die niet bij zijn persoon past, ontstaat er spanning. Veel te vaak wordt er alleen gefocust op het binnenhalen van mensen, terwijl de retentie wordt vergeten. Deze losgeknipte aanpak leidt ertoe dat mensen niet lang blijven.

Van instrumentele onboarding naar de werkstartcyclus

De term 'onboarding' wordt kritisch bekeken door sommige experts. Het woord doet denken aan het aan boord gaan van een vliegtuig: snel, efficiënt, gestandaardiseerd. Maar het starten bij een nieuwe organisatie vraagt om veel meer dan een instrumentele checklist. Het gaat om de culturele en menselijke aspecten van het in dienst treden, een dimensie die veel organisaties over het hoofd zien.

Hier missen organisaties een gouden kans. Niet alleen bij het verwelkomen van nieuwe medewerkers, maar ook bij nieuwe teams, projecten of veranderingen binnen de organisatie. We overschatten de persoon en onderschatten het proces waarin het nieuwe lidmaatschap moet wortelen. De werkstartcyclus biedt een alternatief perspectief dat verder gaat dan traditionele onboarding.

De employee journey: onboarding als onderdeel van een groter geheel

Onboarding krijgt nog meer betekenis wanneer je het ziet als onderdeel van de totale employee journey. Deze benadering, afkomstig uit de marketingwereld, beschouwt de medewerker als 'klant' die verschillende contactmomenten met de organisatie doorloopt. Van het eerste moment dat iemand kennismaakt met je werkgeversmerk tot lang nadat iemand de organisatie heeft verlaten.

De employee journey bestaat uit zes cruciale contactmomenten die je als organisatie kunt beïnvloeden: zichtbaarheid van het werkgeversmerk, preboarding, onboarding, re-/crossboarding, afscheid nemen en alumni-activiteiten. Daarnaast kun je werken aan zes factoren die de employee experience beïnvloeden: van leiderschap tot een empowering environment. De employee journey houdt nooit op en vraagt om structurele investering.

De eerste negentig dagen: een kritieke periode

Of je nu spreekt over onboarding, werkstartcyclus of employee journey, één ding is duidelijk: de eerste periode is bepalend. De eerste negentig dagen bepalen voor een groot deel of een medewerker wel of niet slaagt in zijn nieuwe baan. Deze periode biedt unieke kansen die je als organisatie niet moet laten liggen.

Voor nieuwe leiders geldt dit in het bijzonder. Zij moeten niet alleen een nieuwe functie invullen, maar ook hun positie veroveren, vertrouwen opbouwen en snel resultaten boeken. Een gestructureerde aanpak voor deze transitieperiode kan het verschil maken tussen succes en falen. Dit vraagt om een strategische benadering die verder gaat dan een welkomstpraatje.

Onboarding als wapen tegen personeelstekort

In de huidige krappe arbeidsmarkt is elke nieuwe medewerker kostbaar. Het is niet alleen lastig om mensen te vinden, het is nog lastiger om ze te houden. Een derde van de nieuwe medewerkers gaat na zes maanden alweer op zoek naar iets anders. Deze cijfers maken duidelijk dat personeelstekort niet alleen een wervingsprobleem is, maar ook een retentieprobleem.

Goed werkgeverschap begint bij jezelf. Als je nieuwe medewerkers niet goed ontvangt en begeleidt, hoef je niet verbaasd te zijn als ze snel weer vertrekken. De eerste werkdag is cruciaal: als er dan niemand is om de nieuwe medewerker te ontvangen, of als de computer nog niet klaarstaat, geef je een verkeerd signaal. Wat je tijdens het sollicitatieproces belooft, moet je tijdens de onboarding waarmaken.

Praktische handvatten voor betere onboarding

Goed onboarding hoeft niet complex te zijn, maar vraagt wel om aandacht en structuur. Het begint met het managent van verwachtingen: zorg dat wederzijdse verwachtingen expliciet worden gemaakt en dat realiteit en verwachting bij elkaar komen. Vertel de waarheid over de organisatie, ook de minder mooie kanten, in plaats van je verhaal mooier te maken dan het is.

Daarnaast is het belangrijk om verder te kijken dan alleen praktische zaken. Natuurlijk moet iemand weten waar de koffieautomaat staat en hoe het ICT-systeem werkt, maar veel belangrijker is de culturele integratie. Faciliteer gesprekken over de bedrijfscultuur, zorg dat nieuwe medewerkers hun vragen kunnen stellen en geef hen regelmatig feedback. En vergeet niet: ook ervaren medewerkers die van functie wisselen of na een langere afwezigheid terugkeren, hebben baat bij een doordacht onboardingprogramma.

Bijzondere onboardingsituaties

Sommige situaties vragen om extra aandacht bij de onboarding. Denk aan expats die niet alleen een nieuwe functie beginnen, maar ook in een nieuw land met een andere cultuur aan de slag gaan. Voor hen is een goed inwerkprogramma cruciaal voor succes, en toch wordt dit vaak over het hoofd gezien. Ook nieuwe leiders hebben meer nodig dan een standaard onboardingprogramma. Zij moeten niet alleen hun functie leren kennen, maar ook hun positie veroveren en snel resultaat boeken.

Verder zien we dat verschillende generaties andere verwachtingen hebben van onboarding. Generatie Z waardeert vooral duidelijkheid, gestructureerde programma's en videocontent. Onduidelijkheid tijdens de onboarding is voor hen de grootste energievreter. Ook neurodiverse medewerkers kunnen baat hebben bij aangepaste onboardingprocessen. Maatwerk is hier het sleutelwoord.

Onboarding: een investering die zichzelf terugverdient

Goede onboarding is geen kostenpost maar een investering. Medewerkers die een goed onboardingprogramma doorlopen zijn sneller productief, staan eerder in hun kracht en bouwen binnen de organisatie een netwerk op waardoor zij zaken voor elkaar krijgen. Bovendien voelen ze zich eerder thuis en blijven ze langer, wat de recruitmentkosten drukt.

Uit onderzoek blijkt dat stress-verzuim Nederlandse werkgevers jaarlijks 2 miljard kost. Een deel hiervan is te voorkomen door betere onboarding en meer aandacht voor de employee experience. Als je bedenkt wat aligned medewerkers een organisatie financieel opleveren, is de business case voor goede onboarding snel rond.

De boodschap is helder: zie onboarding niet als een nice-to-have, maar als een strategische noodzaak. In tijden van personeelstekort kun je het je niet veroorloven om nieuwe medewerkers te verliezen door slechte onboarding. Begin vandaag nog met het verbeteren van je onboardingproces. Je nieuwe medewerkers – en je organisatie – zijn je daar dankbaar voor.